In vielen Unternehmen hat man sich bereits an virtuelle Meetings gewöhnt und auch so manche Vorteile darin entdeckt. So können sich die Meeting-Teilnehmer beispielsweise von überall aus einwählen, die Teilnehmerzahl ist nicht auf vorhandene Sitzplätze beschränkt und das Aufzeichnen der Meetings erspart das aufwendige Führen eines Protokolls.
Aber so vorteilhaft die virtuelle Welt auch klingt – ist effizientes Arbeiten überhaupt gewährleistet?
Für viele Mitarbeiter sind virtuelle Meetings immer noch ein Phänomen und vielen fällt es schwer, effizient zu arbeiten.
Mit diesen 4 Tipps steigern Sie die Effizienz beim Online-Meeting
1. Vorbereitung ist alles – auch in der digitalen Welt
Geben Sie sowohl sich als auch Ihren Mitarbeitern Zeit, sich auf die Umstellung zu digitalen Meetings vorzubereiten. Es kann vorkommen, dass sich manche Menschen vor der Kamera unwohl fühlen und die Kommunikation dadurch eingeschränkt ist. Mit digitalen Kaffee- oder Mittagspausen können Sie die Mitarbeiter an die Kommunikation über Kamera gewöhnen.
Auch die Meetings selbst sollten vorbereitet werden. Eine Agenda ist hierbei ein beliebtes Hilfsmittel, die Videokonferenz zu planen und Abweichungen von den eigentlichen Themen zu vermeiden. Im besten Fall wird die Agenda im Vorhinein den Meeting-Teilnehmern zugesendet. Diese können sich auf die Themen vorbereiten.
2. Nutzen Sie die Macht des Tools
Wie viele Personen sollen an den Meetings teilnehmen können?
Benötigen Sie eine Dokument-Freigabefunktion?
Wie sicher ist der Datenschutz des Tools?
Benutzen Sie das Tool mobil oder im Web?
Mit diesen und weiteren Fragen sollten Sie sich in jedem Fall auseinandersetzen, bevor Sie sich auf ein Tool für Ihre Videokonferenzen festlegen. Pro Tool können ganz andere Schwerpunkte gesetzt sein, die Sie für Ihre Arbeit herausfinden müssen. Nur, wenn das Tool Ihre Arbeit funktional unterstützt, können Sie effizient damit arbeiten.
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3. Definieren Sie Besprechungsregeln
Für eine effiziente Durchführung braucht ein Online-Meeting Regeln. Tatsächlich sollten gewisse Verhaltensregeln definiert werden, die die Kommunikation während des Meetings erleichtern.
So sollten beispielsweise die Teilnehmer, die gerade keinen Sprechanteil haben, ihre Mikrofone stumm schalten, um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Außerdem kann ein Besprechungsleiter ernannt werden, der die Kommunikation managet – wann dürfen Fragen gestellt werden, wer ist als nächstes dran, etc…
4. So garantieren Sie einen reibungslosen Ablauf
Videokonferenzen bieten sich besonders dann an, wenn die Mitarbeiter von verschiedenen Orten oder aus dem Home-Office arbeiten. Die Arbeitsplätze sollten allerdings entsprechend ausgestattet sein, um die Teilnahme an Online-Meetings zu ermöglichen.
Dazu zählen unter anderem ein geeigneter Internetanbieter, der die benötigte Internetleistung garantieren kann, die entsprechende Hardware (beispielsweise ein Headset mit Mikrofon sowie eine Kamera) und ein ruhiger Ort, der störfreie Online-Meetings ermöglicht.
Tipp: Testen Sie bereits vor Beginn des Meetings Ihre Sound- und Audiogeräte, um Verzögerungen während des Meetings zu vermeiden.
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