30.000 Lizenz-Prüfungen hat allein Microsoft für dieses Jahr angekündigt. Sie kontrollieren ob Sie Ihre Software auch vertragsgemäß nutzen, also ausreichend lizensiert sind. Laut Gartner Studie werden in diesem Jahr fast zwei Drittel aller Unternehmen einer sogenannten Lizenz-Plausibilisierung unterzogen. Über die Probleme einer Unterlizensierung und die strafrechtlichen Konsequenzen für Geschäftsführer und IT Leiter haben wir bereits berichtet – Was dabei gerne vergessen wird ist der sogenannte Besitznachweis von Microsoft:
“Die Aufbewahrung und der Schutz Ihrer Unterlagen zum Besitznachweis ist ein wichtiger Bestandteil eines Notfall-Wiederherstellungsplans. Sammeln Sie vor der Installation jeglicher Software alle Unterlagen zum Besitznachweis und bewahren Sie diese gut auf. Alle Originale sollten an einen externen Aufbewahrungsort geschickt werden und Kopien davon sollten als leicht zugängliche Referenz in Reichweite gelagert werden.
Diese Dokumentation kann einige oder alle der folgenden Punkte beinhalten:
- Die Softwarelizenzbedingungen (auch als Endbenutzer-Lizenzvertrag bekannt) oder ähnliche Unterlagen
- Echtheitszertifikate (COA)
- Aufträge und Belege (einschließlich aller Rückgaben), Softwareverpackungen
- Aufzeichnung von Transfers (wo diese gestattet sind)
Die Softwareverpackungen und alle Originaldokumentationen sollten an Ihrem externen Lagerort aufbewahrt werden. Auch hier sollten Sie wieder Kopien der Unterlagen machen und sie intern an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahren.”
Wissen Sie welche Software im Unternehmen eingesetzt wird? Kennen Sie den Lizenzstand dazu? Wissen Sie ob Sie über- oder unterlizenziert sind? Kennen Sie alle Lizenzverträge und haben Sie diese griffbereit? IT ohne funktionierendes Lizenzmanagement zu betreiben ist wie Autofahren ohne Haftpflichtversicherung! Lassen Sie es deshalb nicht zu Unklarheiten in Ihrem Unternehmen kommen und achten Sie auf die ordnungsgemäße Archivierung der Lizenzen. Wir beraten Sie gerne rund um das Thema Lizenzen – Ihr Ansprechpartner bei Krämer IT:
Stefan Müller, Telefon 06881 936 29 14, stefan.mueller@kramer-it.de
