Wussten Sie schon, dass durch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Unternehmen vorgeschrieben wird, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen? Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Der Gesetzgeber hat die Abgabenordnung (AO) angepasst sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geschaffen. Die gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) im Jahr 2009 konkretisiert. Hier heißt es:
„E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.“
Die E-Mail-Archivierung zu realisieren, ist eine umfassende Aufgabe, bei der viele Probleme auftreten können. Täglich laufen hunderte E-Mails in den digitalen Posteingang eines Unternehmens ein. Manche enthalten wichtige Informationen, manche nicht. Hierbei stoßen die üblichen Exchange Server an ihre Grenzen und laufen schnell voll. Abhilfe kann hier die Software-Lösung Reddoxx schaffen.
Durch Archivierung der Emails mit Reddoxx wird der Exchange Server entlastet, da er die Mails nicht mehr speichern/verarbeiten muss. Zudem ist das Durchsuchen selbst bei einer großen Anzahl archivierter Mails mit Reddoxx schnell und zielführend. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden sicher und zuverlässig gesetzeskonform gespeichert und unveränderbar vorgehalten.
Behalten auch Sie die Kontrolle und den Zugriff auf Ihre archivierten Nachrichten. Gerne richten wir Ihnen die Software ein und stellen sicher, dass Sie Ihr eigenes Mailsystem weiterhin nutzen können. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne und machen Ihnen ein Angebot.
Stefan Müller, Telefon 06881 936 29 14, stefan.mueller@kraemer-it.de
