Jeden Tag erreichen uns Dutzende Mails. Nicht immer sind diese Mails wichtig, sondern oft auch dreist oder müllen einfach nur das Postfach zu.
Wir zeigen Ihnen deshalb was Sie in Businessmails vermeiden sollten und worauf beim Schreiben einer Mail zu achten ist. Hier sind für Sie 10 typische Fehler, die jeder im Umgang mit E-Mails bestimmt schon mal begangen hat.
1. Verzichten Sie auf Smileys
Ehrlich währt am längsten, deshalb verzichten Sie auf falsche Höflichkeit und übertriebene Formulierungen. Je nach Ihrer Beziehung zum Adressaten, ist die Art der Ansprache natürlich verschieden. In geschäftlichen Mails sollten Sie jedoch darauf achten, weitgehend auf Emojis, Smileys usw. zu verzichten. Besonders, wenn die Mail an einen größeren Kreis geht. Nicht jeder kann die Symbole und Abkürzungen deuten – oder er findet diese einfach albern oder unpassend.
2. Versenden Sie Ihre Mail nicht an „Alle“
Wenn Sie eine Rundmail erhalten, achten Sie darauf nur dem Schreiber zu antworten. Ihre Antwort sollte nicht „an alle“ weitergeleitet werden, gerade dann, wenn es bei dieser Mail um vertrauliche Angelegenheiten geht. Natürlich passieren solche Fehler auch mal aus Versehen, achten Sie deshalb umso mehr darauf, Ihre Mails Korrektur zu lesen und an den richtigen Adressaten zu versenden.
3. Leiten Sie Ihre Mails nicht einfach weiter
E-Mails an Dritte weiterzuleiten ohne dabei um Erlaubnis zu bitten, ist ein No-Go. Vor allem, wenn der jüngsten Mail ein längerer Schriftwechsel vorausgegangen ist. Einige Dinge, die dort geschrieben sind, gehen Dritte einfach nichts an und sollten deshalb auch vertraulich behandelt werden.
4. Verzichten Sie auf BCC
Blindkopien sorgen immer für Misstrauen. Setzen Sie deshalb lieber auf das normale CC und spielen mit offenen Karten. Setzen Sie niemanden in Blindkopie. Denn wer eine Mail in Blindkopie bekommt, fragt sich unweigerlich, wer diese Mail wohl noch alles verdeckt mitliest.
5. Meine Mail ist wichtiger als deine
Verzichten Sie darauf, Ihre Mails als „wichtig“ zu kennzeichnen, wenn sie es nicht wirklich sind. Nichts ist nerviger als ein Postfach voller roter Ausrufezeichen und „wichtigen“ Mails zu haben. Denken Sie an den „Hirtenjungen und den Wolf“. Haben Sie nämlich dann wirklich mal eine wichtige Mail, wird sie nicht mehr wahrgenommen.
6. Verwenden Sie einen konkreten Betreff
Die Zeile macht durchaus Sinn. Sie gibt einen schnellen Überblick, worum es in der Mail geht. Ein konkreter Betreff erhöht die Chance, dass die Mail gelesen wird. Verzichten Sie auf Ansprachen wie „Hey“, „FYI“ oder „nur zur Info“.
7. Verzichten Sie auf Privates
Ihre Business-Mails sollten nicht zu steif gehalten sein, denn manchmal lockert auch ein lustiger Satz oder eine freundliche Aufmerksamkeit die Konversation auf. Natürlich sollte auch hierbei nicht übertrieben werden – alles in Maßen, authentisch und ehrlich, so kommt Ihre Mail am besten an.
8. Verzichten Sie auf schlüpfrige Mailadressen
Wenn Sie Ihren privaten Mailaccount auch mal für geschäftliche Zwecke nutzen, achten Sie darauf, dass er keine schlüpfrige, sexistische oder anrüchige Adresse hat.
9. Fassen Sie sich kurz
Die meisten Menschen haben nicht sehr viel Zeit, um Ihre Mails zu lesen und zu beantworten. Oft ist für eine E-Mail nur wenige Sekunden Zeit, deshalb ist es wichtig, seine Mail strukturiert zu halten und sich auf das Wesentliche zu beschränken. Halten Sie sich kurz, knapp und sachlich. Erklären Sie gleich im ersten Satz, warum der Adressat die Mail lesen sollte.
10. Senden Sie Ihre Mails nicht in der Nacht
Schön und gut, wenn Sie mal wieder in der Nacht nicht einschlafen können, jedoch sollten Sie dann nicht an Arbeit denken oder erst recht keine Mails versenden. Das kommt bei Ihren Kollegen oder Geschäftspartnern nicht gut an. Man könnte meinen Sie sind ein Workaholic und haben kein Privatleben oder Sie machen Ihren Kollegen ein schlechtes Gewissen. Natürlich kommt es auch hier darauf an, wem Sie schreiben und um welches Thema es sich handelt. Generell gilt jedoch: Lieber keine Mails in der Nacht versenden.
