Eine geschäftliche Dienstreise bedeutet für die meisten Reisenden puren Stress. Dabei beginnt die Herausforderung oftmals schon bei der Vorbereitung – dass diese viel Planung und Aufwand erfordert, ist definitiv kein Geheimnis. Trotz steigender Zahl an Videokonferenzen stellt die Dienstreise noch immer einen wichtigen Teil des Arbeitslebens dar. In erster Linie ist es eben der persönliche Kontakt, der die Beziehung zu den Partnern und Kunden stärkt.
Doch wie lassen sich nun die Wörter „stressfrei“ und „Geschäftsreise“ in Einklang bringen?
Ganz unabhängig von der Anzahl der reisenden Personen, der Dauer des Aufenthalts oder dem Reiseziel, landesweit oder -übergreifend, sollte grundsätzlich vor Antritt einer Geschäftsreise die damit verbundene Planung vollständig abgeschlossen und bis ins kleinste Detail durchdacht sein.
Mit unseren Tipps verschaffen Sie sich einen kleinen Überblick über die wichtigsten „to-dos“, die Ihnen die Reise definitiv angenehmer und zugleich stressfreier machen können:
#1 Reise und Unterkunft
Die Wahl des Verkehrsmittels sollten Sie von dem jeweiligen Reiseziel und dessen Erreichbarkeit abhängig machen. Sei es Flugzeug, Zug oder Dienstwagen – entscheiden Sie, welches das für Sie geeignetste ist und achten Sie darauf, die Reisedauer und den Reisekomfort in einem vertretbaren Rahmen zu halten. Des Weiteren sollten Sie sich einen Überblick über die Umgebung am Reiseziel verschaffen und die Unterkunft in Abhängigkeit von der Lage und den vor Ort geplanten Terminen wählen. Sie müssen mobil sein und von einem Termin zum nächsten gelangen? Dann präferieren Sie in diesem Falle eher eine Unterkunft mit guter Verkehrsanbindung. Bekannterweise kann die eingeplante Zeit schnell zum größten „Endgegner“ und somit wiederum zu einem Stressfaktor werden – Flüge werden verschoben, Züge verpasst und Autos stehen im Stau. Planen Sie aufgrund dessen bitte genügend Zeit für Ihre An- und Abreise ein, damit Sie in solchen Fällen gewappnet sind und in der übrigen Zeit lieber noch einen Kaffee oder Tee trinken können.
Verzichten Sie auf Spontanität. Vereinbaren Sie viel eher im Vorhinein verbindliche Termine – damit sorgen Sie für einen strukturierten und somit angenehmen Tagesablauf.
Damit überflüssige Kosten vermieden werden, sollten Sie sich je nach Art der Dienstreise Gedanken über eine Reiserücktrittsversicherung und variable Stornierungsbedingungen machen. Infolgedessen ist es Ihnen jederzeit möglich flexibel zu reagieren und Ihre Reise sowohl zu verlängern als auch zu verkürzen.
#2 Abwesenheit organisieren
Während einer Abwesenheit kann aufgrund von Fehlinformationen oder mangelnder Kommunikation in Sekundenschnelle ein einzig wahres Chaos entstehen.
Damit Ihnen das bestenfalls nicht passiert, sollten Sie Ihre Kollegen bereits frühzeitig über Ihre Abwesenheit informieren und je nach Position, für die in der Zwischenzeit fälligen Aufgaben und Themen einen vorübergehend Ansprechpartner zuteilen. Handeln Sie vorausschauend und verschieben vorab bereits alle anstehenden Termine, damit keine Termine ohne Sie stattfinden können. Nehmen Sie sich kurz vor Antritt Ihrer Reise Zeit für eine detaillierte Übergabe mit Ihren Kollegen. Sie können Ihre E-Mails während Ihrer Abwesenheit nicht regelmäßig checken? Dann denken Sie unbedingt an eine Abwesenheitsnotiz oder sorgen für eine Weiterleitung der E-Mails an den jeweilig zugeteilten Ansprechpartner. Auch die während Ihres Aufenthalts geltenden Regeln sollten zuvor mit Ihrem Vorgesetzten besprochen werden, damit Sie bestens vorbereitet sind und nichts dem Zufall überlassen – „Wie war das nochmal mit der Arbeitszeit während einer Dienstreise?“.
#3 Checkliste – Gepäck inkl. Unterlagen
Damit am Tag der Abreise auch wirklich nichts vergessen wird, ist die Erstellung einer detaillierten Checkliste über alle Dinge, die Sie dringend benötigen, in jedem Fall hilfreich. Ein vergessenes Ladekabel oder fehlendes Dokument kann schnell zum überflüssigen Stressfaktor werden und Auswirkungen auf Ihren Gemütszustand haben. Unser Tipp: führen Sie wichtige Dokumente und Unterlagen, beispielsweise den Reisepass oder die Buchungsbestätigung, sicherheitshalber immer in doppelter Ausführung mit, sowohl digital als auch in Papierform. Ratsam ist ebenfalls, sich im Vorhinein essenzielle Daten Ihrer Geschäftspartner vor Ort, Handynummern oder Sperrnummern für Kreditkarte und Handy zu notieren. Treten Sie die Geschäftsreise mit dem Flugzeug an, sollten Sie sich bereits beim Kofferpacken darüber im Klaren sein, was genau Sie in welchem Koffer verstauen werden. Für den unangenehmen Fall eines Gepäckverlustes, sollten Sie die wichtigsten Dokumente, sowie ein Ersatz-Outfit im Handgepäck mit sich führen.
#4 Formalitäten und Besorgungen
Besonders, wenn die Reise ins Ausland führt, ist es von Vorteil alle nötigen Voraussetzungen erfüllt und die wichtigsten Utensilien parat zu haben. Achten Sie je nach Reiseziel unbedingt auf die Gültigkeit Ihres Personalausweises, gegebenenfalls Reisepasses, welcher noch mindestens sechs Monate gültig sein muss. Ebenfalls ist es empfehlenswert sich im Vorhinein über eventuelle Schutzimpfungen zu informieren, die in ausgewählten Ländern als Voraussetzung der Einreisebestimmung gelten. Sie haben vor eine längere Zeit im Ausland zu verbringen? Dann sollten Sie sich ebenfalls über die Beantragung eines Visums informieren und einen internationalen Führerschein beantragen.
#5 Bräuche und Traditionen (Länderspezifisch)
Wird Ihre Geschäftsreise länderübergreifend sein, gibt es im Rahmen der dort vertretenden Mentalitäten und Kulturen der Menschen ebenfalls ein paar Dinge zu beachten.
Informieren Sie sich vor Antritt der Reise über die Bräuche und Traditionen: Was gilt als höflich / unhöflich oder welches Verhalten ist angemessen / nicht angemessen. Schaffen Sie keinen Raum für Missverständnisse oder Fauxpas, auch wenn Sie in dieser Sekunde nur aufmerksam sein wollen und es gut meinen. Sie beherrschen bedauerlicherweise die Landessprache nicht? Ziehen Sie unbedingt einen Dolmetscher zu einem Termin hinzu, um ungünstige Sprachbarrieren zu vermeiden und einen intensiven und gegebenenfalls erfolgreichen Austausch zu garantieren. Grundsätzlich sollten Sie im Bezug auf andere Kulturen über den Tellerrand hinaus schauen und besonders auf Details achten, um so die internationale Partnerschaft erfolgreich voranzutreiben.
Schlussendlich ist eine Reise, ob im privaten oder geschäftlichen Rahmen, immer eine Herausforderung und mit viel Koordination und Aufwand verbunden. Alleinig der Faktor „Stress“ gilt es, in den meisten Fällen zu reduzieren, im besten Fall jedoch zu minimieren. Ein strukturierter Ablauf und eine durchdachte Organisation sind die halbe Miete einer stressfreien Geschäftsreise.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine angenehme Reise und einen erfolgreichen (inter)nationalen Austausch!
