Bei wichtigen Dokumenten soll der Versand oft schnell gehen. In vielen Fällen scheitert dies an Unterschriften, die das Dokument gültig machen. Ist der entsprechende Mitarbeiter beispielsweise auf einem Außentermin oder befindet sich, wie aktuell gar nicht so abwegig, im Home-Office, ist es unmöglich, eine Unterschrift am selben Tag zu ergattern.
Falsch! – es WAR unmöglich, bis die Möglichkeit einer digitalen Unterschrift eingeführt wurde.
Aber Vorsicht, an die digitale Unterschrift sind einige Bedingungen geknüpft, die in der eIDAS Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) geregelt sind.
Die eIDAS definiert drei Unterformen der elektronischen Signatur mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen:
Je nach Anforderung werden unterschiedliche Formen der elektronischen Unterschrift unterschieden, welche sich für verschiedene Anwendungsfälle eignen.
Einfache elektronische Signatur:
Die einfache Signatur hat sicherlich jeder auf dem Computer oder Laptop parat. Dabei handelt es sich ganz einfach um die eingescannte und als Bild abgespeicherte Unterschrift. Aber auch der Name am Ende einer Mail zählt als einfache elektronische Signatur und ist im Falle einer Mail ausreichend. Diese Art der Unterschrift ist nicht verschlüsselt, bietet keine Geheimhaltung aber dafür die Möglichkeit, Änderungen am Original vorzunehmen. Aus diesen Gründen kann dieser Form keine Beweiskraft zugeschrieben werden. Um sicher zu gehen, sollte die einfache elektronische Signatur lediglich bei internen Dokumenten verwendet werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur:
Diese Art der Unterschrift eignet sich auch für den externen Geschäftsverkehr, da der Unterzeichner eindeutig zu identifizieren ist. So können beispielsweise Angebote rechtssicher elektronisch unterschrieben werden. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist an ein Kennwort angeknüpft, welches die unterzeichnende Person eingeben muss.
Qualifizierte elektronische Signatur:
Diese Form ist die einzige der drei, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt ist. Die Anforderungen sind hier die Erstellung durch eine elektronische Sicherstellungseinheit, die auf einem qualifizierten Zertifikat basiert. Die qualifizierte elektronische Signatur wird immer dann verwendet, wenn die handschriftliche Unterschrift gesetzlich gefordert ist.
Sowohl die Digitalisierung als auch der Wandel vom Büroalltag ins Home-Office sind die Treiber der digitalen Unterschrift. Es handelt sich dabei um einen wichtigen Schritt, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Auch Sie wollen die elektronische Unterschrift als Standard-Prozess in Ihrem Unternehmen einführen, stehen aber vor technischen Herausforderungen? Wir unterstützen Sie gerne.
