Auch E-Mails und Textnachrichten sollten einen „guten Ton“ haben. Es macht große Unterschiede, ob man seiner besten Freundin, einem Kumpel oder dem Chef schreibt. Eigentlich selbstverständlich? Doch gerade bei E-Mails kann man leicht einen falschen Eindruck hinterlassen. Sowohl bei der Anrede als auch bei der Verabschiedung sollte man drauf achten, welchen Inhalt die Mail hat und in welchem Verhältnis man zum Adressanten steht. Dabei kann sich im Laufe einer langjährigen Geschäftsbeziehung die Form durchaus ändern. Wer bisher noch keinen Kontakt zum Adressaten hatte, sollte seine Mail auf jeden Fall mit der Formulierung „Sehr geehrte Frau…/Sehr geehrter Herr…“ beginnen. Das ist höflich und respektvoll. Wenn man den richtigen Ansprechpartner nicht kennt, kann man auch zu der Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“ greifen. Allerdings ist dies unpersönlich und wirklich nur in Ausnahmefällen ratsam. Besser ist es – eventuell telefonisch – den richtigen Ansprechpartner zu erfragen und ihn konkret anzusprechen.
„Hallo“ ist in E-Mails weit verbreitet. Aber würden Sie einen Brief an den Geschäftspartner auch mit „Hallo“ beginnen? Eher nicht! Erst, wenn man sich bereits kennt und sich eventuell sogar duzt, ist ein lockeres „Hallo“ okay. Dass die Anrede „Hi“ in Geschäftsbeziehungen unpassend ist, versteht sich von selbst.
„Guten Tag, Herr/Frau…“ ist sehr gebräuchlich und durchaus eine Alternative zur förmlichen Anrede „Sehr geehrter Herr/sehr geehrte Frau“. Man sollte hierbei immer das eher neutrale Wort „Tag“ benutzen. „Guten Morgen“ oder „Guten Abend“ vermittelt unterschwellig „Ich arbeite schon ganz früh oder noch sehr spät“.
Mit dem Klassiker „Mit freundlichen Grüßen“ kann man nicht viel falsch machen, allerdings klingt es entsprechend förmlich. Nichtsdestotrotz ist eine solide, freundliche Verabschiedung. Eine Alternative, die für viele nicht ganz so formell klingt, ist „Freundliche Grüße“. Passt in den meisten Fällen ebenso. Abkürzungen wie „MfG“ sollte man hingegen vermeiden. Ist es bei freundschaftlichen Kurznachrichten okay, „GLG“ zu verschicken, sollte man das in geschäftlichen oder dienstlichen Mails tunlichst vermeiden. Es wertet ab, suggeriert, dass der Absender keine Zeit – oder keine Lust – hatte, alle Buchstaben zu tippen.
„Herzliche Grüße“ und „Liebe Grüße“ verwendet man am ehesten, wenn man sein Gegenüber schon besser kennt, sich zumindest einmal persönlich getroffenen hat und die Chemie untereinander stimmt. Gerade „Liebe Grüße“ hat dabei schon fast einen freundschaftlichen Charakter. In einer reinen Geschäftsbeziehung haben „Liebe Grüße“ nichts verloren.
Die Superlative „Beste Grüße“ oder „Herzlichst“ beinhalten einen Unterton, den der ein oder Adressat vielleicht fehlinterpretieren könnte. Und – die Frage sei gestattet: Was sind „Beste Grüße“? Gibt es auch „Bessere Grüße“ oder nur „Gute Grüße“?
Kurz angebunden gibt man sich mit „Gruß“. In den meisten Fällen ist der Grund der E-Mail kein angenehmer und der Absender ist enttäuscht oder verärgert.
„Hochachtungsvoll“ gehört nun wirklich eher ins Zeitalter von Brief und Siegel und hat als Grußformel wahrlich ausgedient.
Wetter-Grüße wie „Sonnige Grüße aus Eppelborn“ geben dem Gruß etwas Persönliches und – in diesem Fall – etwas Positives mit. Das kommt durchaus gut an. Kritiker dieser Version tendieren aber eher dazu, nicht den Ort des Absenders zu erwähnen, sondern den des Adressaten. Man möchte sich ja selbst nicht als „Nabel der Welt“ verstehen, sondern hält den Standort des Kunden für viel wichtiger. „Freundliche Grüße nach Berlin“ klingt persönlich und nicht ganz so förmlich – oder was meinen Sie?
Wetten, dass Sie sich künftig ein oder zwei Gedanken mehr beim Verfassen von E-Mails machen? Wir hoffen, dass die Tipps nützlich und für Sie wertvoll waren. Ganz entscheidend ist dabei Ihr „Bauchgefühl“. Verlassen Sie sich darauf. Dann werden Sie sicher die passende Anrede und Grußformel verwenden.
